WEBVTT 1 00:00:04.500 --> 00:00:09.605 Kurz vorweg: Alles, was wir heute sagen, hat die Redaktion von hagel IT recherchiert und geprüft. 2 00:00:09.855 --> 00:00:14.262 Ich bin Ole und führe eine Spedition in Hamburg mit 120 Leuten. 3 00:00:14.262 --> 00:00:19.158 Alle reden über KI, und ich weiß nicht, wo ich als Chef anfangen soll. 4 00:00:19.408 --> 00:00:22.170 Ich bin Henrik und begleite KI-Vorhaben im Mittelstand. 5 00:00:22.170 --> 00:00:27.794 Nach dieser Folge haben Sie drei Einstiege mit schnellem Nutzen und eine Regel, wie Sie den richtigen auswählen. 6 00:00:28.044 --> 00:00:29.506 Bin ich eigentlich spät dran? 7 00:00:29.506 --> 00:00:31.372 Oder warten die anderen auch noch ab? 8 00:00:31.622 --> 00:00:40.809 Das Statistische Bundesamt hat für 2025 gemessen: 36 Prozent der Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten nutzen KI. 9 00:00:40.809 --> 00:00:44.849 Bei Firmen ab 250 Beschäftigten sind es 57 Prozent. 10 00:00:45.099 --> 00:00:48.633 Also gut jedes dritte Unternehmen in meiner Größe. 11 00:00:48.633 --> 00:00:50.188 Gibt es neuere Zahlen? 12 00:00:50.438 --> 00:00:59.842 Bitkom hat im Sommer 2026 Firmen ab 20 Beschäftigten befragt: 57 Prozent setzen KI ein, nur noch 4 Prozent halten sie für kein Thema. 13 00:00:59.842 --> 00:01:03.872 Ein Jahr vorher lag der Anteil der Nutzer bei 36 Prozent. 14 00:01:04.122 --> 00:01:06.309 Dann ist die Frage nicht mehr ob, sondern wie. 15 00:01:06.309 --> 00:01:08.685 Woran hängen die, die noch nicht angefangen haben? 16 00:01:08.935 --> 00:01:14.656 Bei Bitkom nennen 85 Prozent der Nichtnutzer fehlendes technisches Wissen als Hemmnis. 17 00:01:14.656 --> 00:01:18.314 63 Prozent sagen, die Kosten seien schwer kalkulierbar. 18 00:01:18.564 --> 00:01:19.787 Genau da stehe ich. 19 00:01:19.787 --> 00:01:24.355 Ich will wissen, was es bringt, was es kostet und was schiefgehen kann. 20 00:01:24.605 --> 00:01:27.110 Darum gehen wir drei typische Fälle durch. 21 00:01:27.110 --> 00:01:33.013 Erst den Pilot, der versandet, dann die Datenpanne mit Ansage, dann das Projekt, das niemand misst. 22 00:01:33.613 --> 00:01:35.790 Wie sieht so ein versandeter Pilot aus? 23 00:01:36.040 --> 00:01:41.072 Ein typischer Fall: Die Geschäftsführung kauft zwanzig Lizenzen und verteilt sie an Freiwillige. 24 00:01:41.072 --> 00:01:45.998 Nach drei Monaten nutzen vier Leute das Werkzeug, und niemand kann sagen, was es gebracht hat. 25 00:01:46.248 --> 00:01:48.254 Das könnte bei mir genauso laufen. 26 00:01:48.254 --> 00:01:49.434 Wo liegt der Fehler? 27 00:01:49.684 --> 00:01:51.649 Es gab ein Werkzeug, aber kein Ziel. 28 00:01:51.649 --> 00:01:54.596 Starten Sie mit einer Aufgabe, nicht mit einer Lizenz. 29 00:01:54.846 --> 00:01:56.966 Welche Aufgabe denn? 30 00:01:56.966 --> 00:02:02.689 Ich habe Disposition, Vertrieb, Buchhaltung und Lager. 31 00:02:02.939 --> 00:02:05.312 Bewerten Sie jede Aufgabe mit drei Fragen. 32 00:02:05.312 --> 00:02:11.528 Wie oft kommt sie vor, wie lange dauert sie jedes Mal, und wie groß ist der Schaden, wenn die KI danebenliegt? 33 00:02:11.778 --> 00:02:14.025 Also Häufigkeit mal Zeitaufwand mal Risiko. 34 00:02:14.025 --> 00:02:16.167 Machen Sie es mir an einem Beispiel fest. 35 00:02:16.417 --> 00:02:21.663 Ein Angebot für eine Spotladung schreibt Ihr Vertrieb vielleicht zwanzigmal am Tag, je zehn Minuten. 36 00:02:21.663 --> 00:02:25.072 Ein Fehler fällt beim Gegenlesen auf, das Risiko ist also gering. 37 00:02:25.322 --> 00:02:29.271 Eine Zollanmeldung kommt seltener vor, aber ein Fehler kostet richtig Geld. 38 00:02:29.271 --> 00:02:30.903 Die gehört nicht an den Anfang. 39 00:02:31.153 --> 00:02:34.183 Häufig, zeitfressend und harmlos zuerst. 40 00:02:34.183 --> 00:02:37.593 Welche Einstiege erfüllen das typischerweise? 41 00:02:37.843 --> 00:02:40.318 Drei Einstiege tauchen immer wieder auf. 42 00:02:40.318 --> 00:02:48.485 Der erste sind Texte: E-Mails, Angebote und Zusammenfassungen von Besprechungen, etwa mit Microsoft Copilot oder ChatGPT Enterprise. 43 00:02:48.735 --> 00:02:51.201 Was bedeutet Enterprise in diesem Fall? 44 00:02:51.451 --> 00:02:57.889 Das ist die Firmenfassung von ChatGPT: Die IT verwaltet sie zentral, angemeldet wird mit dem Firmenkonto. 45 00:02:57.889 --> 00:03:03.284 Copilot ist das Gegenstück von Microsoft und arbeitet direkt in Outlook, Word und Teams. 46 00:03:03.534 --> 00:03:05.187 Woran entscheide ich, welches von beiden? 47 00:03:05.437 --> 00:03:10.287 Arbeiten Ihre Leute ohnehin den ganzen Tag in Outlook und Word, liegt Copilot nahe. 48 00:03:10.287 --> 00:03:15.837 Brauchen Sie vor allem längere Texte und Recherche, lohnt der Vergleich mit ChatGPT Enterprise. 49 00:03:16.087 --> 00:03:17.451 Und der zweite Einstieg? 50 00:03:17.701 --> 00:03:19.757 Die Wissenssuche in eigenen Dokumenten. 51 00:03:19.757 --> 00:03:26.295 Ein Disponent fragt, welche Ladezeiten mit einem Kunden vereinbart sind, und bekommt die Antwort samt Fundstelle im Vertrag. 52 00:03:26.545 --> 00:03:30.490 Statt den Kollegen zu suchen, der den Vertrag vor fünf Jahren verhandelt hat. 53 00:03:30.740 --> 00:03:32.383 So ist es, und zwar mit Beleg. 54 00:03:32.383 --> 00:03:38.408 Eine gute Wissenssuche zeigt die Fundstelle an, der Disponent klickt darauf und liest den Vertragstext selbst. 55 00:03:38.658 --> 00:03:40.758 Und wenn die Antwort trotzdem falsch ist? 56 00:03:41.008 --> 00:03:43.026 Dann sieht er es an der Fundstelle. 57 00:03:43.026 --> 00:03:52.082 Laut Bitkom setzen inzwischen 22 Prozent der KI-nutzenden Firmen sie im internen Wissensmanagement ein, der Anteil hat sich gegenüber dem Vorjahr verdoppelt. 58 00:03:52.332 --> 00:03:52.994 Und der dritte? 59 00:03:53.244 --> 00:03:58.911 Die Auswertung von Belegen und Tickets, also Lieferscheinen, Schadensmeldungen oder Reklamationen. 60 00:03:58.911 --> 00:04:02.034 Die KI liest und sortiert vor, ein Mensch entscheidet. 61 00:04:02.284 --> 00:04:06.528 Bei uns liegen jeden Monat Hunderte Schadensmeldungen auf dem Tisch. 62 00:04:06.528 --> 00:04:08.026 Das würde etwas bringen. 63 00:04:08.276 --> 00:04:18.282 Genau dort fängt der Mittelstand an: In den Jahren 2022 bis 2024 nutzten laut KfW 14 Prozent der Mittelständler KI, die Sprache erzeugt. 64 00:04:18.282 --> 00:04:23.579 Texterkennung lag bei 10 Prozent, aufwendige Datenanalyse bei 3 Prozent. 65 00:04:23.829 --> 00:04:25.205 Erst die einfachen Dinge. 66 00:04:25.205 --> 00:04:27.573 Wie viele Einstiege nehme ich gleichzeitig? 67 00:04:27.823 --> 00:04:33.400 Einen, höchstens zwei, mit einer Abteilung und einem festen Zeitraum von sechs bis acht Wochen. 68 00:04:33.400 --> 00:04:36.688 Danach entscheiden Sie: ausweiten, umbauen oder beenden. 69 00:04:36.938 --> 00:04:38.041 Und was kostet mich das? 70 00:04:38.291 --> 00:04:43.141 Sie zahlen Lizenzen pro Kopf und Monat, dazu die Zeit für Einrichtung und Schulung. 71 00:04:43.141 --> 00:04:47.641 Es lohnt sich, wenn die gesparten Stunden mehr wert sind als beides zusammen. 72 00:04:47.891 --> 00:04:49.090 Was mache ich am Montag? 73 00:04:49.340 --> 00:04:55.297 Lassen Sie jede Abteilungsleitung fünf Aufgaben aufschreiben, mit Häufigkeit pro Woche und Minuten je Durchgang. 74 00:04:55.297 --> 00:04:59.445 Daraus wählen Sie die eine mit der größten Zeitsumme und dem kleinsten Risiko. 75 00:05:00.045 --> 00:05:03.477 Sie sprachen von einer Datenpanne mit Ansage. 76 00:05:03.477 --> 00:05:04.697 Was passiert da? 77 00:05:04.947 --> 00:05:10.122 Ein typischer Fall: Eine Mitarbeiterin fragt Copilot nach Gehaltsbändern für eine Stellenanzeige. 78 00:05:10.122 --> 00:05:15.405 Sie bekommt eine Tabelle mit echten Gehältern, die seit Jahren in einem offenen Teams-Ordner liegt. 79 00:05:15.655 --> 00:05:18.832 Dann hat die KI etwas verraten, was sie nicht darf. 80 00:05:19.082 --> 00:05:21.400 Nein, sie hat sich an die Regeln gehalten. 81 00:05:21.400 --> 00:05:27.805 Microsoft schreibt: Copilot zeigt nur Unternehmensdaten an, für die der Benutzer mindestens Anzeigeberechtigung hat. 82 00:05:28.055 --> 00:05:31.531 Also lag der Fehler bei den Berechtigungen, nicht bei der KI. 83 00:05:31.781 --> 00:05:32.281 Richtig. 84 00:05:32.281 --> 00:05:38.845 Die Datei war vorher schon für alle sichtbar, nur hat sie niemand gesucht; die KI findet sie in Sekunden. 85 00:05:39.095 --> 00:05:41.263 Wie verhindere ich das, ohne ein Jahr lang aufzuräumen? 86 00:05:41.513 --> 00:05:43.597 Vor dem Start klären Sie zwei Dinge. 87 00:05:43.597 --> 00:05:49.386 Erstens: Welche Ordner und Teams sind für die ganze Firma offen, und liegt dort etwas Vertrauliches? 88 00:05:49.636 --> 00:05:53.792 Zweitens: Wer darf Personaldaten, Verträge und Kalkulationen sehen? 89 00:05:53.792 --> 00:05:59.189 Das prüfen Sie zuerst für die Abteilung, mit der Sie starten, nicht für das ganze Haus. 90 00:05:59.439 --> 00:06:02.015 Und wenn wir dabei Vertrauliches finden? 91 00:06:02.265 --> 00:06:06.596 Dann schließen Sie den Ordner für alle außer den Zuständigen, bevor die KI startet. 92 00:06:06.596 --> 00:06:08.527 Das ist eine Einstellung, kein Umbau. 93 00:06:08.777 --> 00:06:11.657 Und was ist mit meinen Daten bei Microsoft? 94 00:06:11.657 --> 00:06:14.270 Lernt das Modell aus unseren Angeboten? 95 00:06:14.520 --> 00:06:23.069 Microsoft schreibt, dass Prompts, Antworten und die Firmendaten, auf die Copilot zugreift, nicht zum Training der Basismodelle verwendet werden. 96 00:06:23.069 --> 00:06:26.155 Ein Prompt ist der Auftrag, den man der KI eintippt. 97 00:06:26.405 --> 00:06:29.462 Was brauche ich technisch, damit Copilot überhaupt läuft? 98 00:06:29.712 --> 00:06:37.695 Copilot ist eine Zusatzlizenz zu einem passenden Microsoft-365-Plan, etwa Business Standard oder Business Premium. 99 00:06:37.695 --> 00:06:41.897 Er durchsucht E-Mails, Chats und Dokumente in Microsoft 365. 100 00:06:42.147 --> 00:06:46.367 Was nur auf einem alten Dateiserver liegt, findet er ohne eigene Anbindung nicht. 101 00:06:46.367 --> 00:06:49.961 Für die Wissenssuche ist also wichtig, wo Ihre Verträge heute liegen. 102 00:06:50.211 --> 00:06:51.696 Und die Belegschaft? 103 00:06:51.696 --> 00:06:56.524 Ich vermute, einige nutzen längst irgendwas privat auf dem Handy. 104 00:06:56.774 --> 00:06:59.509 Dann geben Sie Spielregeln aus, eine Seite reicht. 105 00:06:59.509 --> 00:07:05.637 Welches Werkzeug ist freigegeben, welche Daten kommen nie hinein, und wer prüft das Ergebnis, bevor es rausgeht? 106 00:07:05.887 --> 00:07:06.511 Warum prüfen? 107 00:07:06.511 --> 00:07:07.808 Die Texte klingen doch gut. 108 00:07:08.058 --> 00:07:09.774 Gut klingen heißt nicht stimmen. 109 00:07:09.774 --> 00:07:15.727 Microsoft schreibt selbst, dass Antworten generativer KI nicht garantiert zu 100 Prozent sachlich richtig sind. 110 00:07:15.977 --> 00:07:16.871 Und das Rechtliche? 111 00:07:17.121 --> 00:07:20.856 Die rechtlichen Pflichten lassen Sie von Ihrer Datenschutzberatung prüfen. 112 00:07:20.856 --> 00:07:24.693 Für die Entscheidung heute zählen Rechte im System und klare Regeln im Haus. 113 00:07:24.943 --> 00:07:27.223 Was mache ich am Montag in diesem Punkt? 114 00:07:27.473 --> 00:07:32.010 Bitten Sie Ihre IT um eine Liste aller Ordner, die für die ganze Firma freigegeben sind. 115 00:07:32.010 --> 00:07:36.289 Und schreiben Sie die eine Seite Spielregeln, bevor die erste Lizenz verteilt wird. 116 00:07:36.889 --> 00:07:40.583 Bleibt der dritte Fall, das Projekt, das niemand misst. 117 00:07:40.833 --> 00:07:45.615 Ein typischer Fall: Nach drei Monaten fragt die Geschäftsführung, ob es sich lohnt. 118 00:07:45.615 --> 00:07:48.150 Die Antwort lautet: Die Leute finden es gut. 119 00:07:48.400 --> 00:07:50.114 Damit kann ich keine Verlängerung begründen. 120 00:07:50.364 --> 00:07:50.626 Eben. 121 00:07:50.626 --> 00:07:54.075 Messen Sie deshalb vor dem Start den Ist-Zustand, mit zwei Zahlen. 122 00:07:54.325 --> 00:07:54.932 Welche zwei? 123 00:07:55.182 --> 00:07:57.605 Erstens die Stunden pro Woche für die Aufgabe. 124 00:07:57.605 --> 00:08:02.610 Zweitens die Durchlaufzeit, also wie lange es von der Anfrage bis zum fertigen Ergebnis dauert. 125 00:08:02.860 --> 00:08:04.004 Rechnen Sie mir das vor. 126 00:08:04.254 --> 00:08:08.509 Nehmen wir an, Ihr Vertrieb schreibt 100 Angebote pro Woche, je zehn Minuten. 127 00:08:08.509 --> 00:08:10.498 Das sind knapp 17 Stunden pro Woche. 128 00:08:10.748 --> 00:08:15.403 Spart die KI vier Minuten je Angebot, sind das fast sieben Stunden pro Woche. 129 00:08:15.403 --> 00:08:19.757 Das ist ein Rechenbeispiel, keine Zusage; messen müssen Sie es bei sich. 130 00:08:20.007 --> 00:08:21.668 Und was sagt mir die Durchlaufzeit? 131 00:08:21.918 --> 00:08:28.994 Geht ein Angebot heute erst am nächsten Tag raus und künftig nach zwei Stunden, kann das im Spotgeschäft über den Auftrag entscheiden. 132 00:08:28.994 --> 00:08:31.371 Das wiegt oft schwerer als die gesparte Zeit. 133 00:08:31.621 --> 00:08:33.906 Wie messe ich das, ohne dass alle mit der Stoppuhr arbeiten? 134 00:08:34.156 --> 00:08:39.367 Zwei Wochen vor und zwei Wochen nach dem Start schreibt das Team grob mit, eine Strichliste reicht. 135 00:08:39.367 --> 00:08:44.579 Bei Schadensmeldungen zeigt meist schon Ihr System, wann sie eingingen und wann sie erledigt waren. 136 00:08:44.829 --> 00:08:46.576 Und wer kümmert sich darum? 137 00:08:46.576 --> 00:08:48.647 Ich habe keinen KI-Beauftragten. 138 00:08:48.897 --> 00:08:51.854 Dafür brauchen Sie keine neue Stelle, sondern drei Rollen. 139 00:08:51.854 --> 00:08:57.512 Eine verantwortliche Person in der Geschäftsführung, eine Fachperson aus der Abteilung und jemanden aus der IT. 140 00:08:57.762 --> 00:08:59.552 Warum nicht einfach die IT? 141 00:08:59.802 --> 00:09:05.023 Die IT richtet Lizenzen und Rechte ein, kann aber nicht beurteilen, ob ein Angebot fachlich stimmt. 142 00:09:05.023 --> 00:09:08.926 Die Fachperson kennt die Aufgabe und sammelt die besten Vorlagen für alle. 143 00:09:09.176 --> 00:09:10.477 Und wenn die Leute nicht mitziehen? 144 00:09:10.727 --> 00:09:18.560 Das ist ein echtes Risiko: Bei Bitkom nennen 42 Prozent der KI-nutzenden Firmen fehlende Akzeptanz der Beschäftigten als Hemmnis. 145 00:09:18.560 --> 00:09:22.506 Darum sollte die Fachperson aus dem Team kommen, nicht von außen. 146 00:09:22.756 --> 00:09:24.136 Und meine Rolle als Chef? 147 00:09:24.386 --> 00:09:27.997 Sie setzen Ziel, Messzahl und den Termin für die Entscheidung. 148 00:09:27.997 --> 00:09:33.645 Und Sie sorgen für Schulung: Laut Bitkom schulen 91 Prozent der Firmen mit KI ihre Beschäftigten. 149 00:09:33.895 --> 00:09:35.235 Wie lang muss so eine Schulung sein? 150 00:09:35.485 --> 00:09:41.218 Für den Einstieg reicht oft eine Stunde mit echten Aufgaben aus der Abteilung statt einer allgemeinen Vorführung. 151 00:09:41.218 --> 00:09:44.008 Danach braucht es eine feste Ansprechperson für Fragen. 152 00:09:44.258 --> 00:09:45.924 Und wann beende ich das Ganze? 153 00:09:46.174 --> 00:09:51.319 Wenn die gemessene Ersparnis nach acht Wochen unter den Kosten für Lizenzen und Betreuung liegt. 154 00:09:51.319 --> 00:09:54.696 Dann war entweder die Aufgabe falsch gewählt oder das Werkzeug. 155 00:09:54.946 --> 00:09:55.504 Und dann? 156 00:09:55.754 --> 00:10:00.220 Dann nehmen Sie die zweite Aufgabe von Ihrer Liste, statt mehr Lizenzen zu kaufen. 157 00:10:00.220 --> 00:10:03.869 Die Liste vom ersten Montag ist Ihr Vorrat für die nächsten Monate. 158 00:10:04.119 --> 00:10:05.430 Was mache ich am Montag? 159 00:10:05.680 --> 00:10:10.184 Benennen Sie die drei Personen und legen Sie den Entscheidungstermin in acht Wochen fest. 160 00:10:10.184 --> 00:10:13.474 Dann lassen Sie die Ist-Zahlen für die gewählte Aufgabe erfassen. 161 00:10:14.074 --> 00:10:16.066 Fassen Sie es für mich in drei Punkten zusammen. 162 00:10:16.316 --> 00:10:20.043 Erstens: Starten Sie mit einer Aufgabe, nicht mit Lizenzen. 163 00:10:20.043 --> 00:10:26.864 Wählen Sie nach Häufigkeit, Zeitaufwand und Risiko, typischerweise Texte, Wissenssuche oder Belegauswertung. 164 00:10:27.114 --> 00:10:33.239 Zweitens: Prüfen Sie vorher die Berechtigungen, denn die KI findet alles, was ein Mitarbeiter sehen darf. 165 00:10:33.239 --> 00:10:36.389 Dazu kommt eine Seite Spielregeln für die Belegschaft. 166 00:10:36.639 --> 00:10:40.915 Drittens: Messen Sie Stunden pro Woche und Durchlaufzeit vor und nach dem Start. 167 00:10:40.915 --> 00:10:44.603 Und benennen Sie drei Verantwortliche mit festem Entscheidungstermin. 168 00:10:44.853 --> 00:10:52.802 Dann weiß ich, was ich am Montag tue: fünf Aufgaben je Abteilung einsammeln und die eine mit dem größten Hebel wählen. 169 00:10:53.052 --> 00:10:57.283 Das war Weichenstellung, der Podcast von hagel IT für Entscheidungen in der Geschäftsführung.